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招生就业处关于加强毕业生档案转递管理工作的通知

发布时间:2015-12-15 来源:本站原创 作者:本站编辑   浏览次数:

招生就业处关于加强毕业生档案转递管理工作的通知

 

各学院:

为了深入贯彻教育部《关于做好2014年全国普通高等学校毕业生就业工作的通知》(教学〔201314号)的精神,进一步规范毕业生档案转递工作,明确责任,加强管理,按照《西南大学全日制普通本科毕业生就业管理暂行办法》(西校〔2009420号)的有关规定,现就加强毕业生档案转递管理工作的有关事项通知如下:

一、高度重视毕业生档案转递工作

毕业生档案是干部人事档案的基础,是毕业生身份认定和获得相关权益的凭据,乃至是毕业生成长发展的条件,各学院(部)要充分认识毕业生档案对毕业生发展具有的重要影响要组织相关工作人员认真学习毕业生档案材料整理归档与档案转递的工作要求,以严格认真、高度负责的态度做好毕业生档案转递工作,维护毕业生的利益。

二、落实毕业生档案转递工作责任

当前我校的毕业生档案转递工作包括档案接收地址确认、档案材料整理归档、档案寄送、档案去向查询等主要环节,各环节的工作责任明确如下:

1、档案接收地址确认。档案接收地址确认由毕业生本人负责,毕业生通过就业方案核对确认档案接收地址。在档案寄送之前需要缓寄档案、改变档案接收地址的,由毕业生本人向学院提出申请,经学院(部)批准后汇总到招生就业处。各学院(部)要加强指导,保证每名毕业生清楚档案转递的相关知识和要求。

2、档案材料整理归档。每名毕业生档案材料的整理归档(装袋)工作由学院(部)负责。各学院(部)要指定专人,明确要求,落实责任,保证毕业生档案材料归档正确、完整。工作人员不得擅自抽出应归档材料或添加非应归档材料。档案材料集中装袋、交接之后的补充或调整必须由学院(部)指定专人负责。招生就业处工作人员不接触档案材料,不承担档案内容方面的责任

3、档案寄送。招生就业处负责按照档案管理的相关规定,依据档案管理权限和毕业生确认的接收地址,委托机要局寄送毕业生档案。毕业生一般不得自提档案。

4、档案去向查询。当接收单位未收到毕业生档案时,招生就业处负责协助毕业生协调机要局查询毕业生档案的去向。

三、保证毕业生档案材料的完整性

毕业生档案材料包括:高中阶段(含高考)档案、②《西南大学学生登记表》③《高等学校毕业生登记表④《西南大学学业成绩单⑤《高等学校体格检查表》、⑥《全国普通高等学校毕业生就业通知书》(升学除外)、《师范生免费教育协议书》(限免费师范毕业生)、⑧教师资格认定表(部分毕业生)、⑨表彰奖励材料、⑩纪律处分材料、党员材料、⑿其它材料(如毕业论文、毕业证复印件等)

毕业生档案材料种类多、涉及部门多、日常管理分散,各学院(部)要指定专人负责对每名毕业生的档案材料认真整理,做好登记记录,并保留记录备查。当发现应有材料缺少时,必须通过寻找、补办等措施补齐,否则不得密封档案袋和寄送,保证毕业生档案材料的完整性。

四、执行毕业生档案转递工作规定流程

我校毕业生档案转递工作执行以下流程:

    1、学院对毕业生档案材料进行预先整理。学院(部)依据应归档材料类别内容,按照相关部门规定的时间和程序,到相关部门领取档案材料,进行预先整理。

2、领取档案袋,进行档案装袋准备工作。学院(部)到招生就业处领取《毕业生档案寄送地址清单》、《毕业生档案材料清单(存根)》、档案袋、寄送地址标签、机要号标签,进行集中装袋前的准备工作。

3、集中装袋。学校统一时间、指定地点组织各学院(部)进行毕业生档案材料集中装袋。

4、毕业生档案材料记录。学院(部)要分别在档案袋背面的档案材料清单、《毕业生档案材料清单(存根)》中记载档案材料目录,保证两者记载项目一致,并在《毕业生档案材料清单(存根)》中签字。

5、档案袋密封。学院(部)检查档案材料装袋无误后,对档案袋密封。档案袋密封要认真仔细,密封条要贴粘牢固。

6、档案袋交接。学院(部)将密封后的档案袋、《毕业生档案材料清单(存根)》交给招生就业处。暂有问题、尚未密封的毕业生档案袋,学院(部)和招生就业处的工作人员协商处理办法。

7、档案袋分类整理。招生就业处对毕业生档案进行分类整理,进行寄送准备工作。

8、档案寄送。招生就业处协调机要局进行毕业生档案寄送。

9、档案去向查询。招生就业处开通档案寄送地址查询网站,供毕业生查询档案寄送地址,对未送达档案协助毕业生协调机要局进行去向查询。

各学院(部)要自觉执行规定流程,维护毕业生档案转递工作的管理秩序。

五、遵守毕业生档案转递工作要求

1、毕业生档案涉及毕业生隐私和组织鉴定意见,属机秘资料,非学院(部)指定的专门工作人员,包括毕业生本人,不得接触毕业生档案内容材料。学院(部)不得委派学生参与毕业生档案材料的整理、归档工作。

2、毕业生缓寄档案要填写《缓寄档案申请表》,否则不得擅自扣压毕业生档案拖延寄送时间。

3、毕业生在档案寄送前需要更改档案寄送地址的,由毕业生向学院(部)申请,经学院(部)批准后汇总至招生就业处,由招生就业处更改寄送地址,学院(部)不得直接在档案袋上擅自更改毕业生档案寄送地址。

4、学院(部)与招生就业处交接毕业生档案时要认真清点,签字确认。

六、2014届毕业生档案转递工作安排

1、各学院(部)624日下午到招生就业处一楼领取《毕业生档案寄送地址清单》、《毕业生档案材料清单(存根)》、档案袋、寄送地址标签、机要号标签、《全国普通高等学校毕业生就业通知书》、《师范生免费教育协议》(部分学院学部)。

2、各学院(部)630日上午900,在招生就业处一楼(招聘大厅)集中进行毕业生档案装袋和交接工作。

3、招生就业处毕业生档案转递工作联系人:刘文平,6825377913883569813

 

                                 招生就业处

                            二○一四年六月二十三日