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关于做好2017届本科毕业生档案转递有关工作的通知

发布时间:2017-06-19 来源:本站原创 作者:本站编辑   浏览次数:

关于做好2017届本科毕业生档案转递有关工作的通知

 

各学院()

为了做好2017届本科毕业生档案转递工作,现就有关事项通知如下:

一、高度重视毕业生档案转递工作

毕业生档案是大学生毕业前家庭情况、学习成绩、政治思想表现、身体状况的文字记载资料,是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。各学院(部)要充分认识毕业生档案对毕业生发展具有的重要影响,要组织相关工作人员认真学习毕业生档案材料整理归档与档案转递的工作要求,以严格认真、高度负责的态度做好毕业生档案转递工作,切实维护毕业生的合法利益。

二、落实毕业生档案转递工作责任

当前我校的毕业生档案转递工作包括档案接收地址、接收人及联系电话确认、档案材料整理归档、档案寄送及去向查询等主要环节,各环节的工作责任明确如下:

1、档案接收地址、接收及联系电话确认。毕业生本人负责确认档案接收地址、接收人及联系电话。在档案寄送之前需要缓寄档案改变档案接收地址的,由毕业生本人向学院(部)提出申请,经学院(部)批准后报送招生就业处。各学院(部)要加强指导,保证每名毕业生清楚档案转递的相关知识和要求。

2、档案材料整理归档。每名毕业生档案材料的整理归档(含装袋)工作由学院(部)负责。各学院(部)要指定专人,明确要求,落实责任,保证毕业生档案材料归档正确、完整。工作人员不得擅自抽出应归档材料或添加非应归档材料。档案材料集中装袋、交接之后的补充或调整必须由学院(部)指定专人负责。招生就业处工作人员不接触档案材料,不承担档案内容方面的责任。

3、档案寄送及去向查询。根据教育部、人力资源社会保障部和国家邮政局通知要求,高校毕业生档案采用“邮政EMS标准快递”形式转递。档案交寄后,邮局将提供每份档案的EMS单号,毕业生可拨打EMS服务电话11185查询档案去向。大学生档案查询有效期为自档案交寄之日起一年。

三、保证毕业生档案材料的完整性

毕业生档案材料包括:

高中阶段(含高考)档案

《西南大学学生登记表》

《高等学校毕业生登记表》

《西南大学学业成绩单》

《高等学校体格检查表》

《全国普通高等学校毕业生就业通知书》(升学除外)

《师范生免费教育协议书》(限免费师范毕业生)

教师资格认定表(部分毕业生)

表彰奖励材料

纪律处分材料

⑾党员材料

⑿其它材料。

毕业生档案材料种类多、涉及部门广、日常管理分散,各学院(部)要指定专人负责对每名毕业生的档案材料认真整理,做好登记,并保留记录备查。当发现应有材料缺少时,必须通过寻找、补办等措施补齐,否则不得密封档案袋和寄送,保证毕业生档案材料的完整性。

四、执行毕业生档案转递工作规定流程

我校毕业生档案转递工作执行以下流程:

  1、学院(部)对毕业生档案材料进行预先整理。学院(部)依据应归档材料类别内容,按照相关部门规定的时间和程序,到相关部门领取档案材料,进行预先整理。

2、领取档案袋,进行档案装袋准备工作。学院(部)到招生就业处领取档案袋、档案标签,进行集中装袋前的准备工作。

3、集中装袋。学校统一时间、指定地点组织各学院(部)进行毕业生档案材料集中装袋。

4、毕业生档案材料记录。学院(部)要分别在档案袋背面的档案材料清单、《毕业生档案材料清单(存根)》中记载档案材料目录,保证两者记载项目一致,并在《毕业生档案材料清单(存根)》中签字。

5、档案袋密封及装袋。学院(部)检查档案材料装袋无误后,对档案袋密封并在档案袋正面张贴档案标签,然后将密封后的档案袋装入EMS大学生档案专用寄送袋并再次密封。密封要认真仔细,密封条要贴粘牢固。

6、档案专用寄送袋交接。学院(部)将EMS大学生档案专用寄送袋、《毕业生档案材料清单(存根)》交给招生就业处。暂有问题尚未密封的毕业生档案袋,学院(部)和招生就业处的工作人员协商处理办法。

7、档案袋分类整理。招生就业处对毕业生档案进行分类整理,进行寄送准备工作。

8、档案寄送。招生就业处协调邮局进行毕业生档案寄送。

9、档案去向查询。招生就业处向学院(部)反馈毕业生档案寄送地址及EMS单号,供毕业生查阅和使用。档案未如期送达的,毕业生可凭EMS查询单号进行去向查询。

各学院(部)要自觉执行规定流程,维护毕业生档案转递工作的管理秩序。

五、遵守毕业生档案转递工作要求

1、毕业生档案涉及毕业生隐私和组织鉴定意见,非学院(部)指定的专门工作人员,包括毕业生本人,不得接触毕业生档案内容材料。学院(部)不得委派学生参与毕业生档案材料的整理、归档工作。

2、毕业生缓寄档案要填写《西南大学毕业生档案缓寄申请表》,否则不得擅自扣压毕业生档案拖延寄送时间。

3、毕业生在档案寄送前需要更改档案寄送地址的,由毕业生向学院(部)申请获批后报招生就业处,由招生就业处更改寄送地址,学院(部)不得直接在档案袋上擅自更改毕业生档案寄送地址。

4、学院(部)与招生就业处交接毕业生档案时要认真清点,签字确认。

5、严禁个人携带、保管本人或他人档案。

六、2017届本科毕业生档案转递工作安排

1、各学院(部)于619日下午到招生就业处一楼领取档案袋、档案标签、《师范生免费教育协议》(部分毕业生)

2、各学院(部)于627日上午900,在招生就业处一楼招聘大厅集中进行毕业生档案装袋和交接工作。

3、招生就业处毕业生档案转递工作联系人:刘老师,023-68253779

      附件:西南大学2017届本科毕业生档案缓寄申请表.doc


 

                       

      招生就业处

                                               ○一年六月十